System rezerwacji stolików to temat, do którego każda restauracja podchodzi w różny sposób i próbuje znaleźć rozwiązanie, które pasowałoby najlepiej. Różne sposoby podejścia do tego pytania sprawiają, że na rynku istnieje wiele rozwiązań (nie licząc tych standardowych – zeszyt, długopis i telefon). Nie każdy restaurator wie, jakie rozwiązanie najlepiej pasuje do jego lokalu.
Mnóstwo funkcji (nie zawsze aż tak potrzebnych) przeszkadza w wyborze najlepszego, najodpowiedniejszego narzędzia. Narzędzia, które ma wszystkie niezbędne funkcje, aby zoptymalizować proces rezerwacji oraz wnieść wartość dodaną.
W tym artykule dowiesz się o systemie rezerwacji stolików, o możliwościach oraz niezbędnych funkcjach w optymalizacji procesu rezerwacji stolików w restauracji.
Jaki jest główny problem procesu rezerwacji w lokalach? Chaotyczne zarządzanie rezerwacjami!
- Lokale nie mogą sprawnie przetworzyć wszystkich rezerwacji, gdy napływają one z różnych kanałów. Są to nie tylko rozmowy telefoniczne, lecz także e-maile, wiadomości na stronie internetowej, na Facebooku, Instagramie lub zwykłe SMS-y.
- Ryzyko popełnienia błędów jest zawsze wysokie, ponieważ wszystkie rezerwacje są ręcznie zapisywane w zeszycie lub – w lepszym przypadku – w tabelce w Excelu. W każdym momencie pracownik może pomylić datę i godzinę rezerwacji, nazwisko klienta lub liczbę osób, dla których stolik był przeznaczony. Jakakolwiek zmiana w rezerwacji jest trudna do zanotowania, a indywidualne prośby klientów mogą zostać zapomniane.
- Zarządzanie rezerwacjami jest czasochłonne, jeżeli są one zbierane ręcznie. Odbieranie telefonów i odpowiadanie na wiadomości pochłania cenny czas menadżerów i kelnerów, którzy mogliby być skierowani do pracy nad ulepszeniem obsługi klientów.
Dlaczego lokale potrzebują porządnego, zdigitalizowanego systemu zarządzania rezerwacjami?
Automatyzacja procesów w lokalu
Automatyzacja procesów w lokalu
Idealna sytuacja jest wtedy, kiedy lokal używa systemu rezerwacji, który generuje i zbiera rezerwacje ze wszystkich możliwych źródeł: strony WWW, Facebooka, Instagrama, profilu Google, Messengera, a także pozwala manualnie dodawać rezerwacje otrzymane przez telefon czy bezpośrednio w lokalu. Dużą wartością dodaną jest też automatyzacja komunikacji z klientem: potwierdzenia, przypomnienia, aktualizacja.
Zwiększenie wygody dla klientów
Zwiększenie wygody dla klientów
Klienci uwielbiają różnego rodzaju narzędzia. Patrząc na procesy, które odbywają się w społeczeństwie, można śmiało powiedzieć, że każdy gość wybierze rezerwowanie stolika kilkoma kliknięciami na wygodnej stronie niż dzwonienie przez telefon czy napisanie SMS-a.
Wszystko przez to, że w taki sposób na pewno szybko złoży rezerwację, nie czekając na odpowiedź czy telefon z lokalu. Mając automatyczne narzędzie, restaurator pokazuje klientom, że docenia ich czas i rozumie współczesne potrzeby.
Zobacz teraz:10 przyczyn, dlaczego potrzebujesz menu QR.
Wysoka dyspozycyjność logistyczna
Wysoka dyspozycyjność logistyczna
Jeśli system rezerwacji wymaga, aby restaurator czy menadżer cały czas byli na miejscu, przy telefonie, aby nim zarządzać, to powstaje wrażenie, że całe życie lokalu i procesy toczą się dookoła systemu rezerwacji. A restaurator czy menadżer nie mogą odejść, aby zająć się innymi potrzebami biznesowymi, bez zatrzymania procesu rezerwacji stolików.
System rezerwacji stolików w restauracji umożliwia zdalne zarządzanie rezerwacjami online, dzięki czemu nie musisz być fizycznie na miejscu. Możesz zająć się sprawami biznesowymi.
Oznacza to, że możesz dodawać rezerwacje, wprowadzać zmiany w planie stolików, dodawać notatki o klientach, akceptować lub korygować rezerwacje, po prostu logując się do systemu rezerwacji na dowolnym urządzeniu podłączonym do internetu. Co więcej, możesz włączyć tryb automatycznej akceptacji rezerwacji i tylko raz na jakiś czas przypisywać rezerwacje do stolików (jeżeli masz taką potrzebę).
Dowiedz się więcej: Jak zwiększyć średni rachunek restauracji.
Śledzenie zapełnienia lokalu
Śledzenie zapełnienia lokalu
Jest to bardzo ważna kwestia nie tylko w zarządzaniu stolikami, lecz także ze względu na wszystkie obecne ograniczenia w branży gastronomicznej.
Jeżeli lokal nie korzysta z systemu rezerwacji, to w jaki sposób menadżer ma kontrolować liczbę ludzi na sali? Liczyć osoby podczas każdego telefonu? Można sobie wyobrazić, jak byłoby to czasochłonne.
Oprogramowanie do rezerwacji stolików w restauracji zapewnia precyzyjny sposób monitorowania liczby gości. W takim przypadku limity, dostępność stolików oraz kombinacja maksymalnej liczby osób w lokalu będą obliczane za pomocą algorytmów matematycznych. Klient już przy składaniu rezerwacji stolika będzie widzieć, na którą godzinę może zarezerwować stolik.
Za pomocą systemu rezerwacji stolików możesz:
- Kontrolować przepływ gości,
- Ustalać maksymalne limity liczby osób,
- Automatyzować obliczenia liczby gości na sali oraz optymalizować przyjmowanie rezerwacji,
- Zarządzać stolikami, aby optymalnie organizować lokalizacje gości na sali.
Więcej informacji na temat otwarcia lokali i luzowania obostrzeń: Otwarcie gastronomii: Centrum Wiedzy myREST.
Optymalizacja przestrzeni w porze lunchu, kolacji oraz innych godzinach szczytu
Optymalizacja przestrzeni w porze lunchu, kolacji oraz innych godzinach szczytu
Każdy, kto zarządza rezerwacjami w restauracji, wie, że większość klientów chce przyjść o godzinie 19 lub 13–14. Przez to restauracja ma zwykle godzinę lub półtorej maksymalnego obrotu na wieczór, a niektórzy klienci nie znajdują wolnego stolika. Kuchnia ma ogromne obciążenie w godzinach, gdy większość klientów przychodzi w tym samym czasie i zaczynają spływać zamówienia.
Korzystając z zeszytów, większość rezerwacji jest akceptowana nawet na tę samą godzinę. Wszyscy klienci przychodzą więc na tę samą godzinę, a parę godzin wcześniej i później tworzą się luki czasowych, co skutkuje pustymi stolikami.
System rezerwacji stolików umożliwia korzystanie z przedziałów czasowych, co poprawia planowanie czasu rezerwacji, aby klienci przychodzili w 2–3 falach w ciągu godzin szczytu. Przedziały rezerwacji można ustalić nawet co 15–30 minut, co umożliwia jeszcze większe rozłożenie czasu przybycia gości.
Zapełnienie pustych stolików w mniej popularne godziny
Zapełnienie pustych stolików w mniej popularne godziny
Często zdarza się tak, że klienci nie mając stolika na wyznaczoną godzinę, po prostu idą do innej restauracji. W przypadku systemu rezerwacji klient od razu widzi wszystkie możliwe godziny, kiedy może zarezerwować stolik. Czasem są to przedziały nawet 15-minutowe. Ze względu na to, że goście wybierają sobie czas trwania rezerwacji, system zawsze pokaże potencjalnemu klientowi, jaki najbliższy termin jest wolny.
Automatyzacja przyjmowania rezerwacji z mediów społecznościowych
Automatyzacja przyjmowania rezerwacji z mediów społecznościowych
Ile rezerwacji traci lokal przez to, że na czas nie odpisuje klientom na wiadomości na Facebooku? Mnóstwo. A dokąd idą ci goście? Tak, do innych lokali, którym udało się odpisać na czas. To też jest problem, które można rozwiązać za pomocą systemu rezerwacji oraz dzięki automatyzacji konwersacji za pomocą bota.
Oto siedem przykładów tego, jak korzystanie z chatbota może zrewolucjonizować codzienne procesy w restauracji:
- Przyjmowanie rezerwacji (w tym data, godzina, liczba osób, dodatkowe informacje),
- Udzielanie informacji (lokalizacja restauracji, godziny otwarcia, ważne komunikaty),
- Przyjmowanie dodatkowych pytań i zostawianie otwartej dyskusji (dzięki temu menadżer ma czas na odpowiedź),
- Przyjmowanie zamówień,
- Kierowanie klienta do systemu automatycznego składania zamówień,
- Zbieranie feedbacku,
- Wysyłanie ofert specjalnych.
Dowiedź się więcej o chatbotach: myREST bot – asystent twojego lokalu na Messengerze
Zmniejszenie no-shows
Zmniejszenie no-shows
Jeśli klienci nie mają łatwego sposobu na poinformowanie cię, że się spóźniają lub w ogóle nie przyjdą, jest ryzyko, że nie skontaktują się z tobą. Poza tym jeśli nie dodali rezerwacji do swojego kalendarza, mogą po prostu całkowicie o niej zapomnieć albo pomylić godziny lub lokalizację. Wiele rzeczy może pójść nie tak, przez co mnóstwo stolików będzie pustych.
System rezerwacji stolików umożliwia bezpośrednią komunikację z klientami poprzez wysyłanie automatycznych powiadomień przypominających o rezerwacji. To szybki sposób na przypomnienie klientowi o rezerwacji.
Harmonogram
Harmonogram
Jeśli nie masz wszystkich swoich rezerwacji w jednym systemie, możesz nie być w stanie przewidzieć, ilu gości trzeba obsłużyć podczas jednej zmiany. System rezerwacji daje lepsze zrozumienie tego, ile stolików potrzeba i ilu gości będzie przechodzić przez twoje drzwi w danym dniu, ułatwiając przygotowywanie i modyfikowanie grafików personelu.
Zbieranie kontaktów klientów
Zbieranie kontaktów klientów
Oprócz możliwości śledzenia i zarządzania rezerwacjami zautomatyzowane systemy dają jeszcze jedną dużą wartość dodaną.
Klienci są przyzwyczajeni do podawania swojego imienia i nazwiska oraz numeru telefonu lub adresu e-mail podczas dokonywania rezerwacji w restauracji. To pozwala generować dane klientów i tworzyć listę kontaktów, która daje bardzo dużo możliwość:
- kontakt ze stałymi gośćmi,
- newsletter,
- specjalne propozycje, promocje, oferty dla gości,
- przypomnienie gościom o sobie,
- stworzenie i analiza profilu gościa,
- zautomatyzowane podziękowanie oraz prośba o ocenę.
Na podstawie takich danych można również analizować preferencje gości co do godzin rezerwacji czy ulubionych dni. Wtedy można odpowiednio planować godziny przyjęcia gości, dopasowywać oferty pod konkretne dni tygodnia lub na przykład mniej popularne godziny, żeby zapełnić puste stoliki, mając dla klientów atrakcyjne propozycje.
Prośba o ocenę to duża wartość dodana, ponieważ klienci chętnie się dzielą opinią (anonimowo lub nie), jeżeli dostają indywidualną prośbę mailową. A restaurator w takim przypadku ma całkowitą kontrolę nad listą opinii oraz na bieżąco dostaje feedback od klientów.
Ze względu na powyższe punkty restauracje poszukują rozwiązań, które pomogłyby im zoptymalizować procesy powiązane z rezerwacjami stolików w lokalu. Idealny pod względem zarządzania rezerwacjami oraz budowania relacji z klientami jest więc system rezerwacji myREST.
Na czym polega przewaga systemu rezerwacji stolików myREST?
- Generowanie więcej rezerwacji online – ze strony WWW, Facebooka, Instagrama, wizytówki Google.
- Możliwość dodania rezerwacji ręcznie oraz dalsza automatyzacja komunikacji z klientem (klient również otrzymuje komunikację mailową oraz SMS).
- Dopasowanie wyglądu (zarówno systemu rezerwacji, jak i panelu zarządzania rezerwacjami).
- Automatyzacja pracy 24/7.
- Całkowita możliwość dopasowania do profilu lokalu (limity/godziny pracy/konfiguracja indywidualnego harmonogramu pracy/zarządzanie automatyzacją oraz inne).
- Wygodne zarządzanie stolikami.
- SMS z przypomnieniem o rezerwacji.
- Zbieranie opinii od klientów.
- Podwyższenie oceny na TripAdvisorze oraz w innych agregatorach opinii.
- Tworzenie listy gości.
- Przypomnienie gościom o rezerwacji.
Ponadto wiele innych funkcji, które sprawiają, że system rezerwacji jest idealnie dopasowany do potrzeb zarówno lokalu, jak i jego gości, co nie tylko zapewnia wygodę dla obu stron, lecz także wnosi dużą wartość dodaną i pomaga restauracji budować markę oraz optymalizować procesy w lokalu.
